Google docs ha permitido desde su nacimiento compartir todos los documentos con otros usuarios para poder visualizar y editar de forma simultánea.Esta característica supone una gran ventaja desde el punto de vista colaborativo, ya que supone la base para que distintos grupos de trabajo puedan gestionar y compartir ideas y proyectos.
A medida que los documentos se hacen más complejos y participan más usuarios en su elaboración, los problemas de modificaciones accidentales aparecen con más frecuencia.
Para evitar este tipo de problemas, Google acaba de publicar una nueva e interesante opción para que cuando compartimos un documento que contiene varias hojas de cálculo, podamos proteger algunas de ellas y evitar así que puedan ser editadas por otros usuarios.
El proceso para proteger una hoja de cálculo es muy sencillo, basta con seleccionar la opción "Proteger hoja" que aparece en el menú contextual asociado al nombre de cada hoja de cálculo (se encuentra en la parte inferior de la pantalla).Una vez seleccionada la opción, lo único que nos falta es decidir el tipo de bloqueo que queremos aplicar a dichar hoja. Para ello disponemos de una ventana con tres opciones disponibles.
La primera nos permite compartirlo con cualquier usuario, lo que en la práctica supone no aplicar ningún tipo de bloqueo.
La segunda opción bloquea la hoja para que solo el propietario de la hoja pueda realizar modificaciones, lo que supone un bloqueo total a cualquier usuario invitado.
La tercera y última opción nos ofrece una lista donde podremos elegir discrecionalmente a qué usuarios permitimos modificar dicha hoja, lo que en la práctica supone prohibirlo para todos los demás.
Una potente opción para que el trabajo colaborativo con otros usuarios no suponga una alteración inadvertida de los datos.
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